1. Qu'est-ce qu' une Salle Virtuelle ?

  Comme nous avons dit dans le premier chapitre de cette documentation, une Salle Virtuelle est le lieu de rencontre de plusieurs personnes dans le VRVS. Ces "salles" ou plus précisement "pages web" se réservent aussi (tout comme les salles proprement dîtes de réunions)  là l'heure et le jour de votre réunion. De cette manière vous aurez la tranquilité qu'il  n'y ait pas d'autres personnes que vous dans la salle quand vous voudrez l'utiliser. Voici un exemple d'une Salle Virtuelle:

2.  Types de Salles Virtuelles.

 Il y a deux types de Salles Virtuelles dans le VRVS. Certaines sont les "Salles d'Essais", comme la salle "Burro" de RedIRIS. Ces salles ne requièrent pas de réservation préalable puisqu'elles sont toujours ouvertes, ce qui veut dire qu'à tout moment de la journée vous pouvez entrer dans ces dernières pour faire des essais, pour parler avec quelqu'un qui vous a rejoint ou pour prouver que vous pouvez envoyer et recevoir votre propre image et voix. Les autres salles requièrent une réservation préalable à travers le système du VRVS dont nous parlerons par la suite.  Dans la Communauté RedIRIS, ces salles portent des noms d'animaux :Águila, Buitre Leonado, Foca Monje, Lince, Jabalí, Oso, Toro, etc..
 

3.  Comment puis-je réserver une Salle Virtuelle ?

 Il y a deux façons de réserver les Salles de VRVS : soit vous voulez réserver une salle concrète (exemple : la salle
"Toro"), soit vous voulez réserver une salle virtuelle. De cette manière le système vous en assignera automatiquement une qui est libre le jour où vous le désirez et pendant la durée voulue.

     Pour réserver une salle concrète (la salle "Toro"  par exemple), les démarches à suivre sont les suivantes :

- Une fois entré dans le VRVS avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, on clique sur "Community" dans le menu en haut de page. Vous devez choisir la Communauté "RedIRIS" si celle-ci n’est pas déjà sélectionnée. Ensuite, à droite, où se trouve écrit "Room Virtuel", vous choisirez la Salle Virtuelle que vous voulez réserver:
"Toro". Une fois cette démarche faite, vous cliquez sur l'icône "Booking" (Réserves) à gauche de la page.

     - Devant vous, apparaîtra un calendrier avec les jours du mois. Vous choisirez le mois et le jour où vous voulez effectuer votre réunion. Pour cela vous pourrez cliquer sur les boutons supérieurs d'"YEAR" (année) et "MONTH" (mois), et les boutons inférieurs de "Previous" (Précédent) et "Next" (Suivant). Vous pouvez  faire des réservations pour la journée même (pour aujourd'hui) mais aussi pour les jours à venir.  Les jours où vous pouvez faire des réservations sont indiqués en couleur jaune et de façon claire. Une fois le jour choisi, vous le verrez indiqué dans un horaire précis. Si quelqu'un a déjà réservé certaines des heures de ce jour, vous les verrez marqués en rouge avec le titre de la réservation. Il sera impossible d’effectuer une réservation dans ce créneau horaire.

    - Vous choisirez l'heure du début de la réunion et de cette manière vous passerez au formulaire de réservation en soi. En haut, à droite de la page, vous définirez le temps approximatif de votre réunion. Dans le centre de la page, le titre que vous voulez donner à votre réservation doit être inscrite dans "Title ". Dans l’espace "Description" nous devrons faire une petite description du motif de votre réunion. Tous ces domaines sont obligatoires et il faut les remplir afin d’effectuer une réservation. Si vous cliquez maintenant sur le bouton d'"ADD" (Ajouter), votre réservation est effectuée et le système vous enverra automatiquement un courrier électronique en confirmation.

Avant de cliquer sur « ADD », d’autres options sont proposées :

                    Envoyer le courrier électronique de confirmation à une liste de personnes. À cet effet, vous écrirez l’adresse de la personne dans l’espace "Mailing List".

                    Ajouter à votre Salle Virtuelle plusieurs directions web qui seront visibles pendant votre réunion et qui seront intéressantes pour que les gens y prennent part. Pour cela vous cliquerez sur l'icône "urls". Vous leur écrirez dans un espace distinct (sans mettre "http ://" au début) et vous fermerez la fenêtre en cliquant sur le bouton "DANSABLE" .

                    Restreindre l'accès à ma Salle Virtuelle en mettant unmot de passe.  Pour cela vous cliquerez sur le bouton  "secure"  et vous écrirez dans la petite fenêtre un mot de passe. Il faudra l'écrire deux fois pour confirmer, puis  vous fermerez la fenêtre en cliquant sur "DANSABLE".

 
          Pour réserver une salle quelconque sans se soucier de leur nom, les pas à suivre sont les suivants : Une fois dans le VRVS avec votre nom utilisateur et votre mot de passe, vous devez choisir la Communauté "RedIRIS". Cliquez sur l'icône "Booking".

-Cliquez  sur  l'icône de gauche: "Enter".
- On verra la liste des salles virtuelles en cours.
- Cliquez sur l’une des salles de la colonne « subject ». Apparaitra la salle virtuelle selectionnée.

5.  Liste de personnes reliées à ma Salle Virtuelle. Description des icônes.

Une fois dans une Salle Virtuelle vous verrez que dans la partie supérieure est toujours écrit le nom de la salle. Juste au-dessous, dans le bloc central, apparaîtra un icône pour chaque participant. Ces icônes
sont de différentes couleurs suivant le serveur auquel chaque utilisateur est relié. Le nom du serveur est aussi écrit dans
l'icône (comme par exemple : RedIRIS-ES ou RedIRIS pour les réflecteurs de RedIRIS). Dans cet icône vous verrez un document avec le nom de la personne et le nom de la ville où il se trouve. La partie supérieure de l'icône contient l’image d’une personne dessinée en bleu obscur (si cette personne utilise des clients MBone), verte (si elle utilise des clients H.323) ou rouge (si elle utilise QuickTime). En outre, seront dessinés des haut-parleurs lorsque l'utilisateur enverra ou recevra des sons audio, un écran quand elle recevra une vidéo et une salle de vidéo quand elle enverra une vidéo.

Capítulo 3: Salas Virtuales (Virtual Rooms)

Qué es una Sala Virtual?   Tipos de Salas  Mecanismo de reserva de Salas  Seguridad en las Salas  Acceso a las Salas   Lista de asistentes
 
 

1. ¿Qué es una Sala Virtual?
 

 Como dijimos en el capítulo primero de esta documentación, una Sala Virtual es el lugar de encuentro de varias personas dentro del VRVS. Estas "salas" o mejor dicho "páginas web" también se reservan (al igual que las salas físicas de reuniones) para el día y horas de nuestra reunión. De esta manera tendremos la tranquilidad de que no habrá otras personas dentro de nuestra sala cuando nosotros queríamos utilizarla. Un ejemplo de una Sala Virtual es la figura de abajo.
 

2. Tipos de Salas Virtuales.
 

 Hay dos tipos de Salas Virtuales en el VRVS. Unas son las "Salas de Pruebas", como la sala "Burro" de RedIRIS. Estas salas no requieren una reserva previa ya que están siempre abiertas, lo que quiere decir que en cualquier momento del día podemos entrar en ellas para hacer pruebas, hablar con alguien que haya allí conectado o probar si podemos enviar y recibir nuestro propia voz e imagen. Las otras salas son las que requieren una reserva previa a través del sistema de reservas del VRVS del cual hablaremos a continuación. En la comunidad RedIRIS, estas salas llevan nombres de animales: Aguila, Buitre Leonado, Foca Monje, Lince, Jabalí, Oso, Toro, etc.
 

3. ¿Cómo puedo reservar una Sala Virtual?

 Hay dos formas de reservar las Salas de VRVS dependiendo de si queremos reservar una sala en concreto (ejemplo: la sala "Toro") o si no nos importa que sea una sala en concreto y de esta manera el sistema nos asignará automáticamente una que esté libre el día que nosotros queremos y durante las horas que dure nuestra reunión.

Para reservar una sala concreta (tomaremos la sala "Toro" como ejemplo), los pasos a seguir son los siguientes:
Una vez estando dentro del VRVS con nuestro nombre de usuario y clave de acceso, en el menú de arriba del todo de la página donde dice "Community", tenemos que seleccionar la comunidad "RedIRIS" si no es la que aparece visible ya. Después, a la derecha, donde esta escrito "Virtual Room", seleccionaremos la Sala Virtual que queremos reservar: "Toro". Una vez dados estos dos pasos, pinchamos en el icono de la izquierda de la página donde dice "Booking" (Reservas).
 

Ante nosotros aparecerá un calendario con los días del mes. Seleccionamos el mes y el día en el que queremos realizar nuestra reunión. Para ello podemos utilizar (pinchar) los botones superiores de "YEAR" (AÑO) y "MONTH" (MES), y los botones inferiores de "Previous" (Anterior) y "Next" (Siguiente). Sólo podemos hacer reservas en el presente (para hoy) y futuro pero no en el pasado (para ayer o antes). Los días en los que podemos hacer reservas son de color amarillo claro. Una vez seleccionado un día, lo veremos fraccionado en bloques de medias horas. Si alguien ya reservó algunas de las horas de ese día, las veremos marcadas con el título de la reserva en rojo, y ahí ya no podremos reservar.
 

Seleccionamos la hora de inicio de nuestra reunión y de esta manera pasamos al formulario de reserva en sí. Arriba a la derecha definimos la hora final de nuestra reserva. En en centro, el título que queramos darle a nuestra reserva "Title:". En "Description" debemos hacer una pequeña descripción o el motivo de nuestra reunión. Estos son los todos los campos obligatorios que hay que rellenar para hacer una reserva. Si pinchamos ahora en el botón de "ADD" (Añadir), nuestra reserva queda hecha y el sistema nos enviará automáticamente un correo electrónico como resumen y recuerdo de la sala que acabamos de reservar.
 

  Otras opciones antes de pinchar en "ADD" son la posibilidad de:

 
Enviar el correo electrónico de confirmación a una lista de personas. Para ello, escribiremos la dirección de esta lista de distribución en el campo "Mailing List".
 

Agregar a nuestra Sala Virtual varias direcciones web que queden visibles durante nuestra reunión y que sean interesantes para la gente que vaya a participar. Para ello pincharemos en el icono que dice "urls", las escribiremos en una ventanita aparte (pero sin poner "http://" al inicio) y cerraremos la ventana pinchando en el botón de "ENABLE" (Habitilar).

Restringir el acceso a mi Sala Virtual poniéndole una clave de acceso cuando la gente intente entrar en ella. Para ello pincharemos en el botón que dice "secure" (Seguro) y escribiremos en la ventanita que se abra la clave de acceso que queramos ponerle a la sala. Habrá que escribirla dos veces para confirmar que no nos equivocamos al escribirla y cerraremos esta ventanita pinchando en "ENABLE" (Habilitar).

 

Una vez estando dentro del VRVS con nuestro nombre de usuario y clave de acceso, en el menú de arriba del todo de la página donde dice "Community", tenemos que seleccionar la comunidad "RedIRIS" si no es la que aparece visible ya. Después, a la derecha, donde esta escrito "Virtual Room", seleccionaremos la palabra "ALL" (Todas). De esta manera no seleccionamos ninguna sala en concreto. Una vez dados estos dos pasos, pinchamos en el icono de la izquierda de la página donde dice "Booking" (Reservas).
 
 

En el menú que aparecere a la derecha, seleccionamos "Booking Wizard" (Ayudante para Reservas). Aquí seleccionamos (arriba a la izquierda) desde qué día y a qué hora nuestra reserva va a comenzar. A la derecha definimos el día y hora de finalización de nuestra reserva. Podemos ayudarnos de los botones de "SET" para fijar las fechas de una forma más fácil (a través de un calendario donde podremos seleccionar el día).

 
El resto de los pasos para terminar nuestra reserva son comunes al paso A) descrito anteriormente.

4. ¿Cómo evito que entre cualquiera en mi Sala? ¿Puedo poner una clave de acceso?

 Sí, durante el proceso de reserva de la Sala Virtual se puede definir una clave de acceso de manera que sólo las personas que conozcan esta clave podrán acceder a la sala. Para ver como reservar una sala con clave de acceso, ver el apartado 3.2 A) de esta documentación.
 

5. ¿Cómo entro en una Sala Virtual?
 

 Sólo podemos entrar en las salas que haya abiertas en cada momento. Para ver las salas abiertas lo primero que debemos hacer es seleccionar la comunidad (arriba del todo de la página, donde dice "Community"). Ahí escogemos la Comunidad que queramos (RedIRIS o Universe, por ejemplo). Justo a la derecha, donde se seleccionan las Salas Virtuales y dice escrito "Virtual Room", seleccionaremos "ALL" (Todas). Una vez hecho esto sólo nos queda pinchar en el icono de la izquierda que dice "Enter" (Entrar).

 En este momento tenemos una lista de todas las Salas Virtuales que hay abiertas. Pinchando en la foto que representa la sala, accederemos a ella. Ejemplo: La foto del burro para entrar en la sala "Burro".
 

6. Lista de personas conectadas a mi Sala Virtual. Descripción de los iconos.

 Una vez dentro de una Sala Virtual veremos que en la parte superior siempre aparece escrito el nombre de la sala "Burro" o similar, junto con la imagen que la representa. Justo debajo, en el bloque central, aparecerá un icono por cada participante. Estos iconos son de distintos colores dependiendo del reflector al que cada usuario queda conectado. El nombre del reflector tambien aparece escrito en el icono (como por ejemplo: RedIRIS-ES o RedIRIS para los reflectores de RedIRIS). Dentro de este icono veremos escrito el nombre de la persona a la que representa, y el nombre de la ciudad que identifica la zona geográfica en la que se encuentra dicho usuario. La parte superior del icono tiene un hombrecillo dibujado de color azul oscuro (si esa persona utiliza clientes MBone), verde (si utiliza clientes H.323) o rojo (si utiliza QuickTime). Además, aparecerán dibujados unos altavoces cuando el usuario esté enviando o recibiendo audio, una pantalla cuando esté recibiendo vídeo y una camara de vídeo cuando esté enviando vídeo.
 
 

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